Hva er entreprenørenes ”endringsmeldinger” ?

Av advokat Hans Cappelen

 

 

Når jeg gir juridisk bistand til byggherrer i større prosjekter, får jeg stadig spørsmål om hvordan byggherrene (deres tekniske rådgivere) skal håndtere de såkalte ”endringsmeldingene” som kommer fra entreprenørene. I noen større prosjekter kan det dreie seg om et hundretalls slike meldinger som strømmer inn, omtrent fra første dag entreprenøren stiller på byggeplassen. En årsak til dette er at både NS 8405 og NS 8407 forutsetter at entreprenørene løpende sender svært mange meldinger som byggherren hele tiden må svare raskt tilbake på.

 

I entrepriseforhold er det mange entreprenører som bruker betegnelsen ”endringsmeldinger”. Denne betegnelsen finner vi ikke i entreprenørstandardene NS 8405, NS 8406 og NS 8407. Ordet endringsmelding brukes likevel som en felles betegnelse for forskjellige av de typene meldinger, varsler og krav som standardene har bestemmelser om.  Når byggherrene mottar disse endringsmeldingene må de være ekstra på vakt for å reagere riktig på meldingene.

 

Entreprenørstandardene pålegger både entreprenør og byggherre å sende hverandre meldinger og varsler. Det er imidlertid flere forskjellige typer meldinger, varsler og krav. For de forskjellige typene gjelder forskjellige bestemmelser om utforming, svar og frister. Dersom meldingene ikke blir utformet, besvart og fulgt opp på riktig måte, kan det føre til at rettigheter blir tapt - og at det blir kostnader som ikke skulle ha oppstått. Begge parter må derfor kjenne til hva de skal gjøre når endringsmeldinger skal bli sendt og mottatt.

 

I bygge- og anleggsprosjekter har entreprenørenes meldinger, varsler og krav ofte den felles betegnelsen ”endringsmeldinger”. Noen ganger brukes i stedet ordene endringsvarsel eller avviksmeldinger, og andre ganger brukes bare melding eller varsel. Ordet ”avviksmeldinger” er for øvrig mye brukt ved avvik fra HMS-opplegg, kvalitet eller kvalitetssikringssystemer. Da vil det være snakk om entreprenørens avvik og ikke byggherrens avvik.

 

I flere prosjekter har entreprenørens meldinger en felles nummerserie og partene omtaler bare meldingene med disses numre. Selv om det virker praktisk med en felles betegnelse, kan det også være farlig: standardenes bestemmelser gir nemlig ganske forskjellige konsekvenser av meldingene. Disse konsekvensene har byggherrene og deres rådgivere ikke alltid god nok kjennskap til. Hvis entreprenøren holder hardt på bestemmelsenes frister og svarplikt, kan byggherrene få kostnader som de ellers ville ha kunnet avverge.

 

 

Hva skal entreprenøren varsle byggherren om?

Her er entreprenørenes varslers som han må gjøre for at han ikke direkte skal tape sine krav, ifølge bestemmelsene i NS 8405:

8 Varsel om for sent varsel
16.1 Nekte tiltransport til underentreprise
23.2 Varsel om irregulær endringsordre
24.4 Varsel med krav fristforlengelse
24.7 Innsigelser mot krav om fristforlengelse
25.3 Varsel om vederlagsjustering
25.7.3 Svar på varsel om prisjustering
26.3 Entreprenørens søksmål
27.2 Varsel om feil i mengder i beskrivelsen
30.2 Varsel om stansing av arbeidene
32.3 Varsel om ikke å møte på overtakelsesforretning

 

I de enkelte bestemmelsene er det regler om hvordan varslene skal bli utformet, hvordan byggherren skal svare og de fristene som gjelder for begge parter. Alle disse reglene må følges nøye for å unngå senere problemer.

 

I punktlisten ovenfor er det flere punkter som ikke har noe å gjøre med byggherrens pålegg eller ordre om endring av kontraktarbeidet. I standardene blir ordet endring bare brukt om byggherrens endringer. Likevel kan vi se at entreprenørene bruker ordet endringsmelding om alle disse typene meldinger og lignende, bl.a. fordi prosjekteringsfeil og andre forhold på byggherrens side kan føre til at byggherren må beslutte å endre kontraktarbeidet.

 

 

Typer endringsmeldinger

Det som blir kalt endringsmeldinger fra entreprenøren er særlig

  1. Varsel om feil i prosjekteringsmaterialet eller andre dokumenter
  2. Varsel om feil i arbeidsunderlaget
  3. Varsel om andre forhold som byggherren bærer risikoen for og som fører til behov hos entreprenøren for fristforlengelse og dekning av merutgifter
  4. Spesifiserte krav om fristforlengelse og dekning av merutgifter
  5. Varsel om pris- og tidskonsekvenser av endringer som enten byggherren har pålagt eller har varslet at han vil kunne komme til å pålegge
  6. Krav om utstedelse av endringspålegg når byggherren krever noe som entreprenøren mener er utenfor kontrakten.

 

Det er til dels store forskjeller på bestemmelsene for disse seks typene, særlig pkt 1-4 i forhold til både pkt 5 og pkt 6. Generelt gjelder at byggherren må svare på alle entreprenørens meldinger så snart som mulig. I standardene varierer svarfristene noe.  Det er vanlig i NS 8405 og NS 8407 at både varslings- og svarfristene er angitt med det juridiske uttrykket ”uten ugrunnet opphold”. Vi kan iallefall si at dette uttrykket betyr et raskt svar.

 

Selv om det er travelt på de fleste byggeplasser, og mye å passe på, må byggherrens folk ikke skyve problemene foran seg. Byggherren må ikke la være med å svare på entreprenørens meldinger. Sender byggherren ikke svar ved første anledning, kan han miste muligheten for senere å protestere mot entreprenørens krav selv om kravet ellers ikke er holdbart.

 

Det ligger mange juridiske spørsmål innenfor dette problemkomplekset, og det er jevnlig tvister om mye av dette.  Jeg nøyer meg her bare med å gi disse generelle advarslene.